Tạo mục lục trong MS Word 2003

**admin** Tue Mar 02, 2010 7:54 pm

Một trong những tính năng phổ biến của các tài liệu chuyên nghiệp là mục lục (TOC). Microsoft Word tạo TOC dễ dàng hơn bằng cách cho bạn tuỳ chọn tạo TOC mà không cần sử dụng các kiểu và cho phép bạn đánh dấu một từ đơn hoặc một nhóm từ trong một đoạn văn bản cụ thể và thêm thông tin đó vào TOC.

TOC có thể được tạo ra bằng cách sử dụng tính năng Tập trung vào Phần đầu để áp dụng kiểu đề mục cho bất kỳ phần đầu văn bản nào (một hoặc nhiều từ đầu tiên trong một đoạn hoặc một câu). Bằng cách sử dụng tính năng Tập trung vào Phần đầu, bạn có thể tạo các đoạn mà phần đầu của đoạn được định dạng theo một kiểu đề mục và xuất hiện trong TOC, nhưng phần còn lại của đoạn là văn bản bình thường và không xuất hiện trong TOC. Bài viết này mô tả cách sử dụng tính năng mới này để tạo TOC.

Quay lại đầu trang
Tạo Mục lục
Trong Word, bạn có thể tạo TOC dựa trên một phần của văn bản trong một đoạn mà không cần sử dụng toàn bộ đoạn đó. Bạn có thể đánh dấu văn bản bằng cách sử dụng tính năng Tập trung vào Phần đầu với các kiểu đề mục để đưa văn bản đó vào TOC.

Để chèn mục lục, hãy làm theo những bước sau:
Khởi động Word, rồi mở tài liệu của bạn.
Bấm vào đoạn trống mà bạn muốn chèn TOC đó.
Trên menu Chèn, trỏ chuột vào Tham chiếu, rồi bấm Mục lục và Bảng.

Chú ý Trong Microsoft Office Word 2007, bấm Mục lục trong nhóm Mục lục trên tab Tham chiếu. Sau đó, bấm Chèn Mục lục.
Bấm tab Mục lục, rồi bấm Hiển thị Thanh công cụ Phân cấp.

Chú ý Trong Word 2007, bỏ qua bước này.
Trong hộp thoại Mục lục và Bảng, chọn các tuỳ chọn mà bạn muốn áp dụng cho TOC, rồi bấm OK.

Chú ý Trong Word 2007, chọn các tuỳ chọn mà bạn muốn áp dụng cho TOC trong hộp thoại Mục lục, rồi bấm OK.
Chú ý Nếu văn bản có trong tài liệu của bạn không được đánh dấu để đưa vào TOC, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi sau trong tài liệu thay vì TOC:
Lỗi! Không tìm thấy mục nhập cho mục lục.

Quay lại đầu trang
Đánh dấu Văn bản để Đưa vào Mục lục
Bước tiếp theo là đánh dấu văn bản mà bạn muốn đưa vào TOC bằng cách sử dụng tính năng Tập trung vào Phần đầu với các kiểu đề mục. Sử dụng một hoặc một số phương pháp sau để đánh dấu văn bản mà bạn muốn đưa vào TOC.

Sử dụng tính năng Tập trung vào Phần đầu với Kiểu Đề mục
Chọn phần đầu văn bản bất kỳ trong tài liệu mà bạn muốn đưa vào TOC. Ví dụ: bạn có thể có một đoạn có phần đầu văn bản dùng để giới thiệu cho phần văn bản còn lại của đoạn. Trong đoạn sau, nếu bạn muốn đưa các từ giới thiệu "Bà goá và Trẻ mồ côi" vào TOC, chỉ cần chọn những từ này, và sau đó tiếp tục các bước.
Bà goá và Trẻ mồ côi: Bà goá là dòng cuối cùng của một đoạn tự xuất hiện ở phần đầu trang. Trẻ mồ côi là dòng đầu tiên của một đoạn tự xuất hiện ở phần cuối trang.
Bấm vào mũi tên thả xuống trong ô Kiểu trên thanh công cụ Định dạng, rồi chọn đề mục mà bạn muốn.

Chú ý Trong Word 2007, bấm vào kiểu đề mục mà bạn muốn trong nhóm Kiểu trên tab Lưu trữ.
Bấm Cập nhật TOC trên thanh công cụ Phân cấp để cập nhật TOC.

Chú ý Trong Word 2007, bấm Cập nhật Bảng trong nhóm Mục lục trên tab Tham chiếu.
Trong hộp thoại Cập nhật Mục lục, bấm Cập nhật Toàn bộ bảng, rồi bấm OK.

Chú ý Trong Word 2007, bấm Cập nhật Toàn bộ bảng trong hộp thoại Cập nhật Mục lục.
Nếu bạn bấm Hiển thị/Ẩn trên thanh công cụ chuẩn, hãy chú ý rằng không có ký tự đặc biệt nào trong đoạn cho biết văn bản được áp dụng tính năng tập trung vào phần đầu. Tuy nhiên, văn bản đã được định dạng như cấp đề mục sẽ xuất hiện trong TOC của tài liệu. Vì không sử dụng các trình đánh dấu đoạn ẩn hoặc những trình khác, nên toàn bộ quá trình này là liền mạch. Word sử dụng tính năng gạch chân mới được gọi là "Kiểu ký tự liên kết" để thực hiện việc này.

Kiểu đề mục áp dụng với phần đầu của tài liệu được hiển thị như một kiểu đề mục, nhưng thực tế là một kiểu ký tự liên kết. Trong Word 2002 và những phiên bản mới hơn, khi bạn áp dụng một kiểu đoạn với một tập con của đoạn, thì sẽ xảy ra hiện tượng sau:
Kiểu ký tự ẩn sẽ được tạo, kiểu ký tự này có những thuộc tính ký tự giống với kiểu đoạn được áp dụng.
Kiểu ký tự sẽ được áp dụng với phần được chọn.
CHÚ Ý: Kiểu ký tự ẩn được tạo với những kiểu ký tự liên kết xuất sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống Kiểu nếu tài liệu được mở và xem bằng các phiên bản Word trước. Tính năng dấu tách kiểu sẽ mất nếu tài liệu được lưu bằng phiên bản Word trước.

Để xem kiểu ký tự ẩn, hãy làm theo những bước sau:
Trên menu Định dạng, bấm Hiển thị Định dạng.

Ngăn tác vụ Hiển thị Định dạng sẽ xuất hiện.

Chú ý Để mở ngăn tác vụ Hiển thị Định dạng trong Word 2007, hãy làm theo những bước sau:
Bấm trình khởi chạy hộp thoại Kiểu trong nhóm Kiểu trên tab Lưu trữ.
Trong cửa sổ Kiểu, bấm Kiểm tra Kiểu.
Bấm Hiển thị Định dạng.
Chọn văn bản trong tài liệu và lưu ý rằng chi tiết định dạng chính xác sẽ xuất hiện trong ngăn tác vụ Hiển thị Định dạng.
Chọn văn bản có áp dụng kiểu ký tự này và lưu ý rằng văn bản đó sẽ xuất hiện như kiểu ký tự trong ngăn tác vụ Hiển thị Định dạng. Kiểu liên kết sẽ xuất hiện là Ký tự Đề mục trong ngăn tác vụ Hiển thị Định dạng. Kiểu ký tự thực vẫn ẩn trong ngăn tác vụ Kiểu và Định dạng hoặc danh sách thả xuống Kiểu trên thanh công cụ Định dạng.
Bất kỳ kiểu đoạn nào cũng có thể được sử dụng cho kiểu ký tự liên kết. Kiểu đoạn có thể được tạo giống hệt với kiểu đoạn của phần văn bản chính, và sau đó áp dụng cho một phần của đoạn. Theo cách này, văn bản được dùng để tạo TOC có thể trùng khớp hoàn toàn với văn bản trong đoạn đó, giả sử các tuỳ chọn TOC được sửa đổi để áp dụng kiểu này cho phần đầu văn bản.

Sử dụng Dấu tách Kiểu cho Kiểu Đề mục
Dấu tách kiểu là tính năng mới đối với Word 2003 và Word 2002. Thẻ của trình tách kiểu cho phép bạn thực hiện những việc sau:
Áp dụng kiểu đề mục cho một từ đơn hoặc một cụm từ trong một đoạn để chỉ từ hoặc cụm từ đó xuất hiện trong TOC.
Áp dụng hai kiểu trong một đoạn riêng để đoạn đầu đó xuất hiện trong TOC.
Áp dụng các mức phân cấp cho phần đầu văn bản để chỉ phần đầu văn bản đó xuất hiện trong TOC.
Áp dụng các mức phân cấp cho một từ đơn hoặc một cụm từ trong một đoạn để chỉ từ hoặc cụm từ đó xuất hiện trong TOC.
Dấu tách kiểu là một dấu phân đoạn ẩn có chức năng như dấu vạch giữa các kiểu tách được áp dụng trong tài liệu. Để làm cho dấu tách kiểu hiện ra, hãy làm theo các bước sau:
Trên menuCông cụ bấm Tùy chọn.
Trên tab Xem, bấm Tất cả trong Dấu Định dạng.
Trước khi bạn có thể sử dụng tính năng Dấu tách Kiểu, bạn phải thêm nút Dấu tách Kiểu vào thanh công cụ của bạn:
Bấm Tuỳ chỉnh trên menu Công cụ.
Bấm tab Lệnh, rồi bấm Tất cả các lệnh trong danh sách Thể loại.
Định vị Chèn Dấu tách Kiểu trong danh sách Lệnh, rồi kéo nó đến thanh công cụ Định dạng. Bấm Đóng.
Chú ý Để thêm nút Dấu tách Kiểu vào thanh công cụ Office Word 2007, hãy làm theo các bước sau:
Bấm nút Microsoft Office, rồi bấm Tuỳ chọn Word.
Bấm Tuỳ chỉnh.
Trong danh sách Chọn các lệnh từ, bấm Tất cả các Lệnh.
Trong danh sách lệnh, bấm Dấu tách Kiểu, bấm Thêm, rồi bấm OK.

Chèn dấu tách kiểu trước khi bạn áp dụng kiểu đề mục cho văn bản. Để thực hiện việc này, sử dụng một trong các phương pháp sau.

Phương pháp A: Sử dụng Dấu tách Kiểu để thêm một từ đơn hoặc một cụm từ trong một đoạn vào TOC:
Khi bạn gõ, và bạn gặp một từ hoặc một cụm từ trong đoạn mà bạn muốn đưa vào TOC, bấm nút Dấu tách Kiểu. Khi bạn bấm nút Dấu tách Kiểu, điểm chèn sẽ di chuyển sang bên phải của dấu tách kiểu để bạn có thể tiếp tục gõ.
Gõ từ hoặc cụm từ mà bạn muốn đưa vào TOC, rồi bấm lại nút Dấu tách Kiểu.
Chọn từ hoặc cụm từ mà bạn muốn đưa vào TOC, bấm vào mũi tên thả xuống trong ô Kiểu trên thanh công cụ Định dạng, rồi chọn đề mục mà bạn muốn.
Từ hoặc cụm từ giữa hai dấu tách kiểu sẽ xuất hiện trong TOC.

Phương pháp B: Chèn Dấu tách Kiểu giữa hai đoạn hiện hành:

Bạn có thể sử dụng dấu tách kiểu giữa hai đoạn hiện hành để đoạn thứ nhất trở thành phần đầu văn bản và xuất hiện trong TOC, và đoạn thứ hai là phần còn lại của văn bản không xuất hiện trong TOC. Để thực hiện việc này, hãy làm theo những bước sau:
Tạo hai đoạn văn bản, đặt văn bản mà bạn muốn xuất hiện trong TOC vào đoạn thứ nhất, và phần văn bản còn lại vào đoạn thứ hai.
Định vị điểm chèn trong đoạn thứ nhất, rồi bấm nút Dấu tách Kiểu.

Hai đoạn này sẽ trở thành một đoạn bằng cách chuyển dấu phân đoạn ở cuối đoạn thứ nhất thành dấu tách kiểu. Bây giờ bạn đã có một đoạn ghép, hiển thị như hai đoạn tách biệt trong chế độ xem Phân cấp, nhưng in ra lại như một đoạn riêng.
Chọn văn bản bên trái của dấu tách kiểu, bấm vào mũi tên thả xuống trong ô Kiểu trên thanh công cụ Định dạng, rồi chọn đề mục mà bạn muốn.
TOC sẽ chỉ hiển thị phần đầu (đoạn thứ nhất) đã được định dạng theo kiểu đề mục.

CHÚ Ý: Dấu tách kiểu là một dạng dấu phân đoạn ẩn đặc biệt. Vì vậy, những tài liệu có dấu tách kiểu được tạo trong Word 2002 và những phiên bản Word mới hơn sẽ hiển thị giống như trong Word 2000 và Microsoft Word 97 trừ khi bạn bấm Tất cả dưới mục Dấu Định dạng. Nếu bạn bấm Tất cả dưới mục Dấu Định dạng trong những phiên bản Word trước, thì dấu phân đoạn ẩn của dấu tách kiểu sẽ xuất hiện như một dấu phân đoạn thông thường, và tài liệu sẽ được đánh lại số trang.

Khi bạn sử dụng phiên bản Word trước để xem những tài liệu có dấu tách kiểu được tạo trong Word 2002 và những phiên bản Word mới hơn, không bấm Tất cả dưới mục Dấu Định dạng.

Loại bỏ Đề mục khỏi Mục mục
Nếu bạn muốn loại bỏ đề mục khỏi TOC, bạn có thể áp dụng một kiểu đoạn mới cho văn bản được đánh dấu:
Chọn văn bản được đánh dấu, bấm vào mũi tên thả xuống trong ô Kiểu trên thanh công cụ Định dạng, rồi chọn đề mục mà bạn muốn. (Bấm Bình thường để loại bỏ kiểu đề mục.)
Bấm Cập nhật TOC trên thanh công cụ Phân cấp để cập nhật TOC.

Chú ý Trong Word 2007, bấm Cập nhật Bảng trong nhóm Mục lục trên tab Tham chiếu.
Trong hộp thoại Cập nhật Mục lục, bấm Cập nhật Toàn bộ bảng, rồi bấm OK.

Chú ý Trong Word 2007, bấm Cập nhật Toàn bộ bảng trong hộp thoại Cập nhật Mục lục.
CHÚ Ý: Bằng việc áp dụng kiểu đoạn mà bạn muốn cho cả đoạn đó, bạn sẽ không loại bỏ kiểu này. Bạn phải chọn văn bản chính xác như muốn xuất hiện trong TOC, rồi áp dụng kiểu mới.

Quay lại đầu trang
THAM KHẢOĐể biết thêm thông tin về cách tạo mục lục mà không cần thay đổi định...Để biết thêm thông tin về cách tạo mục lục mà không cần thay đổi định dạng văn bản, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong Cơ sở Kiến thức Microsoft:
285050 (http://support.microsoft.com/kb/285050/ ) Cách sử dụng các mức phân cấp để tạo mục lục trong Word 2003 và Word 2002 (Bài viết này có thể chứa liên kết tới nội dung tiếng Anh (chưa được dịch)).
Để biết thêm thông tin về cách tạo mục nhập cho mục lục không có số trang, hãy bấm số bài viết sau để xem bài viết trong Cơ sở Kiến thức Microsoft:
319821 (http://support.microsoft.com/kb/319821/ ) Cách tạo mục nhập cho mục lục không có số trang trong Microsoft Office Word (Bài viết này có thể chứa liên kết tới nội dung tiếng Anh (chưa được dịch)).

--------------------------------------------------------------------------------

Áp dụng
Microsoft Office Word 2007
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002 Standard Edition
Bạn có thể xem trực tiếp tại đây!
[You must be registered and logged in to see this link.]