Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu cá nhân rất hữu ích

**admin** Wed Jan 05, 2011 7:29 pm

PHẦN MỀM

QUẢN LÝ VĂN BẢN - TÀI LIỆU CÁ NHÂN

I.
Giới thiệu:

1. Giới thiệu tác giả:

Phần mềm “Quản lý văn bản tài liệu cá nhân” được
phát triển trên nền Visual Studio 2005, sử dụng SQLEXPRESS 2005 để lưu trữ dữ
liệu. Phần mềm này được phát hành hoàn toàn miễn phí. Phần mềm được thiết kế và
xây dựng bởi @iSoft Groups.

- Thiết kế đồ hoạ: Vương Tuấn Nam

- Thiết kế cơ sở dữ liệu và lập trình: Vương
Tuấn Nam - Hoàng Anh Thư

2. Yêu cầu cài đặt:

Để có thể sử dụng được phần mềm này, máy tính phải được
cài đặt 2 thành phần sau đây:

- MS Net Framework 2.0

-
MS SQLEXPRESS 2005

II.
Một số tính năng của chương trình:

1. Tùy chọn hệ thống:

Chức năng tùy chọn hệ thống cho phép người sử dụng thiết
lập một số tùy chọn trong quá trình sử dụng chương trình. Các tùy chọn đó bao
gồm:

- Chế độ sử dụng tiếng Việt:
Cho phép gõ tiếng Việt trong chương trình không cần đến sự hỗ trợ của bộ gõ như
Vietkey hay Unikey

-
Chế độ thông báo kết quả: Cho phép chương trình hiển thị
hay không hiển thị thông báo kết quả sau khi xử lý. Việc này sẽ làm cho chương
trình hoạt động tự nhiên hơn và cũng đỡ phiền hà nếu sử dụng thường xuyên

-
Nén văn bản: Thực hiện nén văn bản trước khi đưa vào lưu
trữ với mục đích tối ưu dung lượng của cơ sở dữ liệu. Các tài liệu văn bản sau
khi được nén sẽ cho kích thước chỉ còn bằng 1/20 lần kích thước thật. Điều đó
đồng nghĩa với việc dung lượng cơ sở dữ liệu sẽ nhỏ đi rất nhiều so với lưu
thông thường. Tất cả các văn bản, tài liệu ở chế độ bảo vệ chống đánh cắp đều
được mặc định nén.

-
Mật khẩu bảo vệ: Cung cấp chức năng bảo vệ chương trình
khỏi sự truy cập bất hợp pháp của người khác. Chương trình có cung cấp thêm
phần nhắc mật khẩu để đề phòng trường hợp người sử dụng quên mật khẩu truy
nhập.

-
Thông tin đăng ký: Để sử dụng chương trình, người sử dụng
phải đăng ký chương trình với tác giả (chỉ để đếm số người sử dụng) trực tiếp
thông qua Internet hoặc email cho tác giả.

-
Giao diện: Chương trình hiện cung cấp cho bạn 5 kiểu giao
diện màu khác nhau để bạn chọn lựa tùy vào sở thích cá nhân của bạn. Kiểu dáng
phần mềm được thiết kế và vẽ lại hoàn toàn trên Photoshop CS dựa trên khuôn mẫu
từ phần mềm của PREVXP.

2. Cập nhật danh mục chuẩn

Danh mục chuẩn bao gồm 3 loại:

- Danh mục cơ quan ban hành: Là
danh mục các cơ quan ban hành ra văn bản. Mỗi khi có phát sinh cơ quan ban hành
văn bản mà chưa có trong danh mục thì người sử dụng nhập thêm vào danh mục
chuẩn sau đó mới cập nhật văn bản.

-
Danh mục loại văn bản: Lưu trữ các loại văn bản chuẩn hiện
hành

-
Danh mục lĩnh vực: Tùy theo quan điểm quản lý, phạm vi
quản lý văn bản mà người sử dụng tự định nghĩa lĩnh vực liên quan vào danh mục
này. Ở phạm vi rộng thì lĩnh vực có thể là Kinh Tế, Văn Hoá, Khoa Học, Giáo
Dục…còn ở phạm vi hẹp thì có thể là Bổ nhiệm, Nâng lương, Kế toán, Quản trị...

3. Cập nhật dữ liệu

a. Cập
nhật Văn bản pháp luật: Chức năng này dùng để đưa các văn bản cần lưu
trữ vào chương trình. Trước khi cập nhật văn bản, cần xác định xem các danh mục
chuẩn liên quan đến văn bản đã có hay chưa. Nếu chưa có thì phải tiến hành cập
nhật danh mục chuẩn trước khi cập nhật văn bản. Văn bản sẽ bị báo trùng nếu
cùng số hiệu và ngày ban hành.

b.
Cập nhật Tài liệu cá nhân: Cho phép
người sử dụng lưu trữ các tài liệu cá nhân dạng file điện tử với mọi loại định
dạng. Dung lượng mỗi file cũng không hạn chế, có thể là vài trăm KB hoặc có khi
vài trăm MB. Chương trình đã tích hợp chức năng nhận dạng một số loại file
thông dụng. Khi chọn file mà phần nhập Tên tài liệu còn trống thì chương trình
tự động nhận dạng tên file để đưa vào ô Tên tài liệu. Tên tài liệu được chương
trình lọc để không cho người sử dụng nhập các ký tự mà hệ điều hành không cho
phép khi đặt tên file. Điều này nhằm tránh các lỗi về ánh xạ dữ liệu sau này
khi mà dữ liệu được ghi từ chương trình ra ổ cứng theo Tên tài liệu mà người sử
dụng đã lưu.

Đối với tài liệu cá nhân, chương trình còn
cung cấp chức năng bảo vệ tài liệu chống bị đánh cắp. Các tài liệu được bảo vệ
sẽ có màu đỏ.
Đây là một chức năng cực mạnh cho phép bảo vệ tài liệu của người sử dụng trước
sự xâm nhập bất hợp pháp của người khác. Các tài liệu được chọn chế độ bảo vệ
sẽ được chương trình mã hoá dựa trên mã bảo vệ do người sử dụng nhập vào. Khi
mở tài liệu, nếu tài liệu thuộc tài liệu đang được bảo vệ thì chương trình yêu
cầu phải có mã bảo vệ để mở. Trường hợp nhập sai mã đồng nghĩa với giải mã sai
dữ liệu nhị phân sẽ gây vỡ cấu trúc file và file sẽ không mở được. Vì thế chỉ
nên sử dụng một số ít mã bảo vệ chung cho tất cả các tài liệu để tránh nhầm lẫn
cũng như quên mã mở sau này. Nếu tài liệu bị quên mã bảo vệ thì sẽ không bao
giờ mở ra được nữa.

c. Cập nhật Thư mục: Đây là
chức năng cập nhật tài liệu hàng loạt trên cơ sở xác định toạ độ thư mục bắt
đầu đọc trên ổ cứng. Với chức năng này, bạn có thể ánh xạ toàn bộ dữ liệu trên
ổ cứng máy tính vào trong chương trình với cấu trúc ảo tương tự. Khi thực hiện
cập nhật thư mục, chương trình cho phép bạn lựa chọn loại tệp tin, kích thước
tệp tin cần cập nhật. Bạn có thể dừng quá trình cập nhật bằng cách nhấn phím
F4, chương trình sẽ giữ lại những gì đã thực hiện kể từ lúc bắt đầu cập nhật
cho tới thời điểm dừng.

4. Tra cứu dữ liệu

a. Tra cứu Văn bản pháp luật:
Chức năng tra cứu văn bản cung cấp rất nhiều tiêu chí để thực hiện tra cứu. Nếu
không nhập tiêu chí nào thì mặc nhiên là liệt kê toàn bộ danh sách văn bản có
trong chương trình. Nếu muốn kết xuất danh sách này ra Excel, tại danh sách,
người sử dụng nhấn phím F12 để thực hiện kết xuất. Ngoài ra, nhấn phải chuột
vào từng dòng văn bản, chương trình sẽ cung cấp các công cụ quản lý khác có
liên quan đến văn bản đó.

b. Tra cứu Tài liệu cá nhân: Tương tự như tra cứu văn bản,
tra cứu tài liệu cũng đặt chế độ liệt kê toàn bộ tài liệu có trong chương trình
nếu như chỉ tiêu tìm kiếm để trống. Nếu muốn kết xuất danh sách này ra Excel,
tại danh sách, người sử dụng nhấn phím F12 để thực hiện kết xuất. Ngoài ra,
nhấn phải chuột vào từng dòng tài liệu, chương trình sẽ cung cấp các công cụ
quản lý khác có liên quan đến tài liệu đó.

4.
Quản lý thư mục ảo:

Thư
mục ảo là một ý tưởng đặc sắc và là công cụ rất quan trọng của chương trình
này. Nó được xây dựng mô phỏng theo chế độ quản lý thư mục trong Windows
Explorer. Chương trình cho phép người sử dụng tùy vào quan điểm quản lý của
mình mà tự xây dựng nên cấu trúc theo ý muốn. Cấu trúc có thể tùy ý chỉnh sửa,
sao chép, di chuyển, kéo thả,…một cách hết sức linh hoạt và tự nhiên…..Cấu trúc
đó có thể được ánh xạ thành cấu trúc thật trên ổ cứng máy tính thông qua sử dụng chức năng Ánh xạ dữ liệu...!

III.
Các vấn đề cần chú ý:

Dưới đây là một số điểm cần nghiên cứu kỹ khi sử dụng
chương trình:

1. Chương trình được xây dựng theo kiểu module hoá nhằm hướng tới một
hệ thống tích hợp nhiều tính năng khác ngoài việc quản lý văn bản và tài liệu.
Xu hướng sắp tới của chương trình là tích hợp các chức năng phục vụ cho công
việc của một hoặc một nhóm người. Chức năng mà bạn đang thấy ở chương trình này
chỉ là 1 module nằm trong hệ thống tích hợp đó. Trong các phiên bản tới, chương
trình sẽ là hệ thống tích hợp nhiều tính năng. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều
thứ trên hệ thống này như lịch làm việc, các loại danh bạ phổ thông,...

2. Tại bất kỳ danh mục nào (dạng grid), nếu nhấn F12 có nghĩa
là sẽ kết xuất danh mục đó ra Excel.

3. Tại bất kỳ đanh mục nào, nếu có phím mũi tên trên góc có
nghĩa là nhấn vào đó để mở rộng hoặc thu hẹp cửa sổ.

4. Khi cập nhật dữ liệu, chương trình báo lỗi, các mục lỗi sẽ hiện icon màu đỏ phía đầu,
di chuyển trỏ chuột lên icon đó để tìm hiểu lý do lỗi và yêu cầu của chương
trình.

. Tất cả các thông báo lỗi đều được lưu vào file nhật ký lỗi
nằm trong thư mục gốc của chương trình.

6. Tại phần tuỳ chọn, nhấn vào nút Đăng Ký để thực hiện đăng ký phần
mềm trực tuyến qua Internet. Trong trường hợp máy tính của bạn không có
Internet thì có thể copy số ID gửi thư cho tác giả để lấy key phản hồi.

7. Tại bất kỳ danh mục nào (dạng grid), nhấn phải chuột để thao tác
với các chức năng mở rộng.

8. Khi cập nhật tài liệu, chỉ việc bấm nút chọn file để chương
trình tự động nạp tên file vào Tên tài liệu nhằm bớt được công đoạn nhập tên
tài liệu.

9. Tại chức năng thư mục ảo, có thể dùng chuột kéo thả
để sao chép (copy) hoặc di chuyển (cut) văn bản, tài liệu từ thư mục này qua
thư mục khác. Để chuyển qua lại giữa sao chép và di chuyển, hãy dùng chức năng
thứ 6 trong menu khi nhấn phải chuột vào 1 văn bản, tài liệu nào đó.

10. Trong phần hiển thị
nội dung thư mục. Bên cạnh chữ Văn bản - Tài liệu là 1 Textbox cùng màu với
tiêu đề cột cho phép thực hiện lọc tài liệu theo tên. Khi nội dung thư mục có
quá nhiều văn bản, tài liệu trong đó thì hãy dùng chức năng này để tìm ra văn
bản, tài liệu một cách nhanh nhất.

11. Mỗi khi bạn mở chương
trình, chương trình sẽ thực hiện dọn dẹp các file rác do chương trình sinh ra
và file rác của Internet Explorer nhằm làm cho máy tính của bạn chạy nhanh hơn.
Nếu cơ sở dữ liệu có chứa các dữ liệu dư thừa sản sinh trong quá trình ghi xoá
tài liệu, văn bản, chương trình cũng sẽ tự động tối ưu lại để làm nhỏ gọn lại
cơ sở dữ liệu của bạn.

12. Chương trình có chức
năng nhận thông báo tin tức từ tác giả nếu máy tính của bạn có kết nối
Internet. Các phiên bản mới hoặc thay đổi của chương trình cũng như các dòng
sản phẩm mà tác giả đã phát triển có thể được công bố thông qua chức năng này.
Nếu bạn không muốn đọc các thông tin đó thì có thể tắt đi được bằng cách chọn
vào ô vuông bên dưới bảng thông báo. Ngoài ra, chương trình cũng cung cấp chức
năng phản hồi thông tin để bạn có thể góp ý về chương trình cho tác giả nhằm
hướng tới một sản phẩm hoàn hảo.

[You must be registered and logged in to see this link.]